Как организовать гастрольный тур, даже если вы никогда не делали концерты? Пошаговая инструкция.


Уважаемые артисты!

Уже в июле будет трудно найти свободные площадки на осень и зиму. А в ноябре – на будущую весну.

Значит, пора задуматься о ваших концертах!


Как организовать гастрольный тур? Куда обращаться? Какие документы готовить? Какая нужна реклама? Сколько нужно вложить в организацию гастролей? Как не потерять вложенные средства и получить прибыль?

Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдёте в этой статье.


Если вы не желаете сами заниматься организацией своих гастролей, но концерты вам всё-таки нужны, у меня есть предложение здесь.


А если хотите попробовать себя в роли организатора, тогда эта статья для вас!


***

Знаю, как важно артисту выходить на сцену. Потому что я и сам артист.


Меня зовут Вячеслав Королев.

20 лет я занимаюсь организацией концертов.

К 2020 году на моём счету 24 успешных гастрольных тура.


Считаю, что надо помогать тем талантливым артистам, которые не знают, как начать гастролировать. Как выйти на профессиональную сцену. Как зарабатывать творчеством.


В статье я буду постепенно раскрывать вам секреты организации концертов. Чтобы вы смогли сами создать свой гастрольный тур.

Я не буду углубляться в нюансы бухгалтерии, психологии деловых переговоров, техники продаж. Будет только необходимая информация.

Фактически это будет пошаговая инструкция по организации гастролей. Для тех, кто хочет самостоятельно сделать свой гастрольный тур.


Содержание статьи:

1. С чего начать организацию гастролей?

2. Маршрут гастрольного тура. Выбираем площадки.

3. Рекламная кампания.

4. Продажи билетов.

5. Что делать, если билеты продаются плохо?

6. Логистика. Райдер.

7. День проведения концерта. Действия организатора.

8. РАО, ВОИС и УФАС. Что за звери?

9. Гастроли закончились. Что дальше?

И как всегда, самое интересное в конце!

10. Семь основных ошибок организатора.

11. Краткая пошаговая инструкция по организации гастрольного тура.

И БОНУС!

12. Как привлечь зрителей на концерт неизвестного артиста? Советы опытного организатора.


Организуйте свои гастроли самостоятельно!

Желаю вам вдохновения!


С чего начать организацию гастролей?

Концерты. Гастрольные туры. Выступления в сборных концертах. Интересные и разнообразные поездки. Благодарные зрители. Овации. Цветы. И… хороший доход!

Об этом мечтает большинство людей, занимающихся творчеством.

Но что делать, если нет знакомого администратора, который поможет организовать концерты?

Сделать всё самому!

Это единственный верный шаг к вашему успеху.


Важно! Чтобы заниматься деятельностью по организации культурно-массовых мероприятий, вы должны быть зарегистрированы в качестве индивидуального предпринимателя или иметь юридическое лицо (ООО). В кодах ОКВЭД у вас должен быть заявлен соответствующий вид деятельности. Самозанятость здесь не подойдёт.


Статус — индивидуальный предприниматель.

Проще всего зарегистрироваться в качестве индивидуального предпринимателя. И сразу подать заявление на упрощённую систему налогообложения.

С любого дохода вы будете платить государству 6%-ный налог. А также ежегодные страховые взносы в Пенсионный фонд и в ФФОМС. Всё остальное — ваше.

ИП регистрируется очень просто. В течение пяти дней. Ознакомиться с условиями регистрации и подать заявление можно на официальном сайте ФНС.


Предстоящие расходы и возможные доходы.

Готовь сани летом. А гастрольный тур – минимум за три месяца!

Это время уйдёт на составление маршрута. На переговоры с директорами концертных площадок. На подписание договоров и приложений. На подготовку и запуск рекламной кампании. На выход в продажи. На решение технических вопросов. На логистику тура. На согласование всех вопросов, которых будет достаточное количество вплоть до самой даты концерта.


Организация концертов это бизнес. А любой бизнес-проект начинается с финансово-экономического обоснования.

Не пугайтесь. Я объясню по-простому. И даже просчитаю самый простой вариант.

Нам надо посчитать предстоящие расходы на подготовку тура, возможные расходы на концертных площадках в дни проведения мероприятий, ориентировочные доходы.

Это делается для того, чтобы понять, окупится ли тур, принесёт ли прибыль.


Предположим, что в тур поедет один артист и с ним один помощник. Всего два человека.

Вы решили, что гастрольный тур будет состоять из 10 концертов в 10 городах районного значения с населением приблизительно 30-50 тысяч человек. То есть, каждый день по одному концерту.


Предположим:

  • все города находятся в автомобильной доступности от вас;
  • среднее расстояние между городами – 70 км;
  • в каждом городе есть концертная площадка на 500 мест;
  • на площадках есть профессиональный концертный звук и свет;
  • площадки не требуют предоплату аренды;
  • средняя цена входного билета на концерт – 400р.


Предварительные затраты будут следующие:

  • типография (афиши, по одному баннеру на город, входные билеты) на 10 городов – 80тр;
  • рекламная кампания (расклейка афиш, размещение баннера, реклама в городских соцсетях и на Интернет-ресурсах) на 10 городов – 40тр;
  • расходы на телефонные разговоры, интернет, почтовые отправления — 10тр;
  • непредвиденные расходы – 10тр.

Итого предварительных расходов – 140тр.


Следовательно, чтобы начать организацию гастрольного тура из 10 концертов, необходим начальный капитал 140тр. Или из расчёта на один город – 14тр предварительных расходов.


Теперь посчитаем расходы, которые предстоят в день мероприятия в каждом городе:

  • топливо на 70 км – 300р;
  • аренда площадки 20% от вала – 20тр (исходя из средней стоимости билета 400р и наполняемости зала 50%, получаем кассовый вал 100тр);
  • услуги кассы площадки 3% от вала – 3тр;
  • услуги администратора концертной площадки — 10% от проданных им билетов (предположим, что он реализовал по организациям и предприятиям 100 билетов по 400р) – 4тр;
  • услуги звукорежиссёра и светотехника – 4тр;
  • отель (два номера класса «стандарт») – 6тр;
  • питание – 3тр;
  • обслуживание автомобиля и непредвиденные расходы (для ровного счёта) – 4700р.

Итого расходов в день концерта – 45тр.


Всего расходов на подготовку и проведение одного концерта: 14тр+45тр= 59тр. Это и есть окупаемость мероприятия. То есть, чтобы «выйти в ноль», нам надо продать 148 билетов (59тр:400р=147,5). При продаже свыше 148 билетов получаем прибыль.


В нашем случае предполагаемые доходы при 50%-ной наполняемости зала и средней стоимости билета 400р – 100тр.

Следовательно, прибыль с одного концерта – 41тр.


Почему для расчётов я взял 50%-ную наполняемость зала, а не 100%-ную?

Во-первых, это средняя величина.

Во-вторых, проданные ползала – не так уж и плохо. Ведь при таких сборах мы уже получаем прибыль.

А в-третьих, считаю, что при расчётах лучше рассматривать не самый лучший вариант и потом обрадоваться, чем рассматривать аншлаг, а потом огорчиться.

Но работать надо на аншлаг!


Безусловно, чтобы продать даже 50% билетов, необходимо учесть несколько факторов, влияющих на продажи. О них я расскажу дальше.

А пока мы, составив финансово-экономическое обоснование, убедились, что зарабатывать творчеством можно и нужно.


***

Знаете девиз десантников?

Он звучит так: «Никто, кроме нас!»


Обращаюсь к артистам, у которых нет своих организаторов, администраторов, директоров.

Кто, если не вы сами, сделает так, чтобы об исполнительском, авторском мастерстве, о ваших талантах узнали сотни, тысячи, десятки тысяч людей? Кто, если не вы сами, сможет подарить людям светлые эмоции от искренности ваших стихов, музыки, актёрского мастерства? Кто, если не вы сами, будет «нести культуру и искусство в массы»?


Можно сидеть и ждать, когда кто-то позвонит и предложит 10-летний контракт на выступления и концерты. Но в ожидании может пройти вся жизнь.

Есть вариант лучше. Взять и сделать всё самому!

У тех, кто хочет, всё получится!


Маршрут гастрольного тура. Выбираем площадки.

Просчитав возможные расходы и доходы тура, вы вступаете в фазу активных действий.


Что вам предстоит сделать на этом этапе:

  1. Составить предварительный маршрут гастролей.
  2. Выбрать концертные площадки.
  3. Связаться с директорами площадок.
  4. Договориться о дате проведения мероприятия и провести предварительные переговоры об условиях сотрудничества.
  5. Составить окончательный маршрут.

Теперь обо всём по порядку.


Маршрут гастрольного тура.

Я живу в Москве. Когда я только начинал деятельность по организации туров, то обычно открывал атлас автомобильных дорог и искал города, находящиеся в одном направлении от Москвы. Чтобы маршрут получился удобным, старался составить его таким образом, чтобы расстояния между городами не превышали 100 км. Исключение иногда составляли расстояния от Москвы до первого города и от последнего до Москвы.


Пример маршрута из 11 городов.

Руза (Московская обл.), Волоколамск (Московская обл.), Клин (Московская обл.), Конаково (Тверская обл.), Кимры (Тверская обл.), Кашин (Тверская обл.), Калязин (Тверская обл.), Углич (Ярославская обл.), Ростов Великий (Ярославская обл.), Переславль-Залесский (Ярославская обл.), Сергиев Посад (Московская обл.).

Если вы посмотрите на карту, у меня получилась замкнутая кривая. Это удобно в плане передвижения по маршруту. И переезды не утомляют.


Откройте карту. Составьте предварительный маршрут из бОльшего количества городов, чем вы запланировали изначально. Если в каком-либо городе вам не удастся договориться с площадкой, или вы по каким-то причинам решите не делать там концерт, просто пропустите этот город.


Предварительный маршрут составлен.


Выбираем концертные площадки.

Теперь, начиная с первого города, вам надо искать площадки и звонить директорам.

Найдите в Интернете сайт главной концертной площадки города. Это можно сделать, посетив сайт городского управления или отдела культуры. А можно набрать в поисковой строке браузера «дома и дворцы культуры города …».

На сайте самой площадки вы найдете архив и анонс мероприятий, из которых поймёте, проводятся ли на ней гастрольные концерты и спектакли.


Позвоните директору площадки.

Именно директору! Потому что он принимает решения.


О чем разговаривать:

  • представьтесь и расскажите о своей концертной программе;
  • предложите директору проведение концерта;
  • узнайте, сколько мест в зрительном зале;
  • спросите о наличии и качестве звукового и светового оборудования на площадке;
  • спросите об условиях аренды;
  • о стоимости услуг кассы;
  • каким образом будут осуществляться взаиморасчеты между вами и площадкой;
  • кто подготовит договор – вы или площадка;
  • возьмёт ли площадка на себя реализацию билетов на предприятиях и в организациях города, сколько будет стоить эта услуга;
  • какие виды размещения рекламы мероприятий обычно используются в городе;
  • как сама площадка будет рекламировать ваш концерт;
  • поинтересуйтесь, какая средняя цена билета приемлема для жителей этого города.


Будьте готовы к встречным вопросам и возражениям. Кстати, не всегда приятным. Например:

  • а я раньше о Вас ничего не слышал;
  • а что Вы исполняете? У Вас есть хоть один хит?;
  • Вас никто не знает, поэтому на Вас не придут;
  • надо делать билеты по 100 рублей, потому что Вас никто не знает.

И так далее.


Не расстраивайтесь и не напрягайтесь. Просто в последнее время по всем малым городам стали гастролировать звёзды. И народ, как говорится, «закормили».

А люди, на самом деле, соскучились по новым именам, по «свежему» творчеству. Я в этом убедился лично.

Отвечайте на подобные фразы директора примерно так: «Моя программа очень интересная. Насыщенная и динамичная. В концерте я использую интерактив: общаюсь со зрителями, шучу, рассказываю истории. У меня много поклонников в Интернете. А также я имею богатый опыт гастролей и концертов. Да, я не известен широко так, как приезжавший к Вам недавно Басков, но знаю точно, что среди жителей Вашего города много моих поклонников. К тому же я проведу грамотную рекламную кампанию своего концерта».

Будьте уверены, что после такого ответа на возражения, директор возьмёт вашу программу. Конечно, при условии, что у него свободна площадка на интересующую вас дату.


Договоритесь о концерте.

Если вас всё устраивает по площадке, а директор готов принять вашу программу, договаривайтесь о дате и времени проведения мероприятия.

Не затягивайте с подписанием договора. Так вы обезопасите себя от многих нежелательных случаев. Например, когда вы уже договорились с площадкой, заказали рекламу в городе, а директор вдруг решает взять вместо вас другого артиста.

Для подписания договора необязательно ехать в город. Это можно сделать удалённо, с помощью email-переписки.

Оригиналы договора вы сможете подписать с директором в день проведения мероприятия.


После того, как вы договоритесь с последней площадкой тура, составьте окончательный маршрут гастрольного тура. Просчитайте километраж между городами.

В этом вам поможет сайт Автодиспетчер.


Начало положено.

Вы уже знаете расходы на площадке и возможный кассовый вал. А также затраты на переезды между городами.

Теперь поговорим о том, как правильно провести рекламную кампанию и не потерять при этом кучу денег.


***

Рекламная кампания.

Что вы обычно делаете, когда при просмотре интересного кино по ТВ начинается рекламный блок?

Правильно. Кто что. Только бы не смотреть рекламу.


Поверьте, это касается не только телевизионной рекламы.

Люди обычно не хотят видеть любую рекламу. И часто не видят.

Особенно рекламу небольшого формата, размещённую на столбах, помойках и заборах.


Именно поэтому «черновая» расклейка небольших афиш, где попало, не приведёт зрителей на ваше мероприятие. Ну, или приведёт единицы.

Нужна реклама широкоформатная.


Закажите для каждого города один или два баннера. Предварительно узнайте у директора площадки, где можно разместить баннер с наибольшей эффективностью.

Как правило, это площадь перед ДК, или фасад самого ДК. Или/и центральная городская площадь, рынок, площадь перед торговым центром, перекрёсток дорог со светофором.


Прежде чем заказывать печать наружной рекламы, продумайте дизайн.

Если вы регулярно не мелькаете на телеэкранах, ваше фото и ФИО на баннере вряд ли привлекут зрителя.

Вам нужно продумать свой яркий образ и запоминающееся название программы. Будет здорово, если это название будет нести в себе описание программы, которое привлечёт внимание потенциального зрителя.


Афиши обычно заказывают форматом А2 и А3. Вопрос в том, где их размещать.

Узнайте, есть ли в городе агентство, которое размещает рекламу на специальных закрытых стендах на остановках общественного транспорта. Этот вид размещения очень эффективен. Люди в ожидании транспорта обязательно увидят ваши афиши.


Договоритесь с городскими магазинами о размещении афиш на входных дверях. Часто за такое размещение достаточно предложить директору магазина два билета на концерт. А чтобы самому не ехать в город, попросите администратора концертной площадки договориться с магазинами.


Если позволяют средства, можно заказать рекламу на местном ТВ и радио. Но по моим наблюдениям, в малых городах эти виды рекламы не дают ожидаемого результата.

Также можно разместить рекламные модули в местных газетах. По цене такая реклама сопоставима со стоимостью размещения в «бегущей строке» на ТВ, или статичного ТВ-ролика.

А если мы говорим о средней цене билета 400р при вместимости зрительного зала 500 человек, то реклама на ТВ, радио и в газете просто нецелесообразна.

Впрочем, всё-равно узнайте расценки. А вдруг?..


Очень эффективна реклама в местных городских соцсетях. Размещение поста стоит недорого, а просмотров реклама набирает очень много. Пост должен быть интересным, привлекать внимание.

Можно заказать в популярной городской группе конкурс с розыгрышем билетов на мероприятие. Свяжитесь с администраторами популярных городских групп и узнайте у них условия размещения.


А ещё я самостоятельно делал таргетинговую рекламу в соцсетях. Она хороша тем, что вы показываете её конкретным людям, являющимся вашими потенциальными зрителями.


Как запустить таргетинговую рекламу?

Я учился самостоятельно. Что называется, методом «научного тыка». Изучал статьи. Смотрел обучающие видео. И научился. Рассказывать здесь об этом виде рекламы не буду по одной причине. Слишком долго. Этому надо посвящать отдельную статью.

Но знаю, что научиться таргетингу в соцсетях совсем не сложно. Просто попробуйте и всё со временем получится.


Какие ещё есть виды рекламы в малых городах?

  • реклама на общественном транспорте. Как внутри салонов, так и на бортах;
  • реклама на городских экранах;
  • реклама на экранах при кассах супермаркетов;
  • распространение флайеров;
  • реклама на городских Интернет-порталах и сайтах.

И так далее. Обо всех рекламных возможностях в каждом городе узнайте у директора или администратора концертной площадки.


А как вы думаете, какая реклама самая эффективная?

Сарафанное радио!


После того, как вы запустите рекламную кампанию, люди начнут обсуждать ваше мероприятие. В малых городах слухи распространяются очень быстро.

Важно, чтобы эти слухи привлекали зрителей в зал, а не отталкивали. Поэтому, тщательно продумывайте и дизайн наружной рекламы, и тексты постов в соцсетях, аудио и видео-рекламу. Если у вас нет такого опыта, лучше обратитесь к профессиональным web-дизайнерам и рекламщикам.

Реклама – двигатель торговли. А вам предстоит наторговать аншлаг.


Чего вам и желаю от всей души!


***

Продажи билетов.

Сейчас с продажами билетов на мероприятия ситуация не простая. Недавно начал действовать закон, обязывающий при реализации билетов выдавать покупателю кассовый чек.

Но бюджетные учреждения культуры идут в ногу со временем. Многие из них уже освоились в новых реалиях. И предложат вам сами, как лучше реализовывать билеты.


Виды продаж билетов на концерты:

  1. Кассы концертной площадки.
  2. С помощью администратора концертной площадки.
  3. Оптовые продажи по предприятиям и организациям.
  4. Городские кассы.
  5. Электронные кассы.

Определите, какое количество билетов для реализации вы отдадите в кассы площадки, в электронные кассы и т.д.


Кассы площадки.

В стационарной кассе площадки, как правило, оставляют наибольшее количество билетов. Поскольку люди в малых городах привыкли приобретать билеты именно там.


Кассирами в ДК обычно работают женщины пенсионного возраста. Они знают почти всех жителей города, которые посещают мероприятия.

Это и хорошо, и плохо.

Хорошо, потому что у кассиров с постоянными зрителями сложились доверительные отношения. И если кассир скажет, что концерт будет хороший, то потенциальный зритель ему поверит и купит билет.

Кроме того, у кассиров, как правило, есть контакты многих постоянных зрителей. И кассиры делают смс-рассылки, оповещая их о предстоящем мероприятии.


Для того чтобы это работало на вас, постарайтесь убедить кассира в том, что ваша программа действительно очень интересная. Поговорите с кассиром «про жизнь», расскажите о себе, спросите, как людям живётся в городе. Расположите кассира к себе.


А вот если вы будете для кассира неизвестным чужаком, приехавшим в их город с концертом, чтобы заработать на бедных жителях, кассир станет для вас плохим помощником.


Расскажите кассиру, как НЕ надо продавать билеты.

Люди звонят или приходят в кассу и интересуются: «Есть ещё билеты на концерт?» Или: «А как продаются билеты?»

А билеты на самом деле продаются плохо. И кассир так прямо и отвечает: «Плохо. Никто точно не может сказать, состоится ли концерт. Приедут ли артисты».

Такой ответ отпугивает людей. Они не покупают билеты даже если и хотят пойти на концерт. Из-за этого мероприятие действительно может не состояться.

Заранее объясните кассиру, что так разговаривать с потенциальными покупателями недопустимо. Даже если билеты продаются плохо, у кассира всё-равно остаётся задача продать как можно больше билетов. А значит, надо привлекать, а не отталкивать покупателя. Даже если покупатель – хороший знакомый.


Администратор площадки.

Почти на всех концертных площадках сейчас работают администраторы по коммерческим мероприятиям.


Заинтересуйте администратора ДК, чтобы он продавал ваши билеты по организациям города. Обзвонил и посетил городскую администрацию, социальные и образовательные учреждения и т.п. Предложите ему от 5% до 10% от проданных им билетов.


Предприятия и организации.

Выясните у директора ДК, какие предприятия и организации города могут купить билеты оптом. Кому имеет смысл предложить.


Позвоните руководству или в профком (завком) этих предприятий и организаций. Расскажите о предстоящем мероприятии и предложите выкупить часть билетов для сотрудников.


Чтобы заинтересовать руководство профкома или предприятия, предложите скидку, если они купят билетов больше 10, 20, 30 и т.д. штук. Или предложите за каждые 10 купленных билетов один бесплатный.

Если покупать не захотят, то попросите разрешения разместить бесплатно афиши на досках объявлений и в цехах предприятия.


У меня неоднократно было, когда предприятия выкупали сразу весь зал.


Городские точки продаж.

Если в городе есть точки продаж билетов в торговых центрах, магазинах, на городском рынке, то обязательно воспользуйтесь ими.

А если нет, то попробуйте договориться с наиболее посещаемым магазином в торговом центре, чтобы в нём продавали ваши билеты за вознаграждение 10%.


Электронные кассы.

Электронные продажи сейчас захватывают рынок. Возможно, скоро доберутся и до малых городов.

Узнайте у директора ДК, есть ли смысл подключать к продажам электронные кассы.

Зайдите на сайты основных электронных касс (Кассир.ру, Тикет.ру и др.) и посмотрите, продают ли они билеты в городах, где вы планируете концерты. Если продают, тогда имеет смысл им позвонить и поговорить.


Как видите, существует несколько способов продаж. Обязательно задействуйте все возможные в каждом конкретном городе.


***

Что делать, если билеты продаются плохо?

Главное – не паниковать. Важно понимать, что не все концерты окупаются и приносят прибыль. Именно поэтому мы с вами и говорим об организации гастрольного тура, а не одного концерта. То есть, мы возьмём количеством.


В моей практике был случай, когда в гастрольном туре, состоящем из 15 концертов, первый собрал ползала, второй – треть зала, а третий, четвёртый и пятый отменились. Было продано очень мало билетов.

Я тогда выступал с коллективом из пяти человек. И сборы на эти три концерта были настолько малы, что не хватало на гонорары музыкантов. Да и выступать для 30 зрителей в зале на 500-700 мест артистам не очень приятно.

Проще и выгоднее было заплатить музыкантам из своего кармана суточные и оплатить гостиницу.

Зато шестой и седьмой концерты принесли аншлаги. И я окупил свои затраты на отменённые концерты.

Остальные концерты тура в общей сложности принесли прибыль.


Случались и чудеса. Например, в одном городе накануне мероприятия было продано около 40 билетов из 400 возможных. Но мы с музыкантами посоветовались и решили отработать концерт. Как будто чувствовали, что всё будет хорошо.

Нам пришлось задержать начало почти на полчаса, потому что перед концертом в кассу выстроилась очередь за билетами. В результате был продан почти весь зал.


Так что, друзья, на гастролях всякое бывает. Да вы, наверняка, и сами это знаете.

А значит, при плохих продажах отчаиваться не стоит.


Ситуация может исправиться и сама по себе. Но лучше на это не рассчитывать. А действовать!


Если вы увидели низкую динамику продаж примерно за 7-10 дней до даты мероприятия, поступите следующим образом.


1. Как правило, в каждом городе есть рекламное агентство.

Но в малых городах с рекламными услугами особо не развернёшься. Поэтому агентство будет радо дополнительному заработку и поможет вам с продажами.

Сотрудники агентства так же, как и администратор ДК будут продавать билеты по организациям и предприятиям города.

Услуги агентства могут оказаться дороже, чем работа администратора ДК. Зато у агентств есть преимущество. Они знают точно, кому предлагать. Поскольку сотрудничают с предприятиями и организациями, которые заказывают у них рекламу. И умеют правильно преподнести информацию.


2. Ещё один способ продаж – распространение флайеров со скидкой на билеты. Этот способ можно использовать также и в начале продаж, чтобы создать ажиотаж.

Флайер по своему дизайну должен повторять вашу афишу. Наиболее распространённый размер флайера – А6. На нём должна быть яркая надпись о скидке. Например, «предъявившему флайер в кассе ДК скидка на билет 20%!»

Флайеры можно разложить на стойке вахтёра в ДК, на столах супермаркетов, где покупатели складывают товар в сумки, в магазинах торгового центра, раздавать в людных местах.


3. Запустите в городских социальных сетях акцию: два бесплатных билета за наибольшее количество репостов вашего рекламного поста.


4. В рекламных постах в городских группах обязательно призывайте подписываться на вашу личную страничку или группу. А в личных страницах каждый день выкладывайте посты о том, что вы скоро приедете в город, что очень ждёте встречи со зрителями.

Напишите о том, что вы знаете об этом городе, о его истории. Это расположит к вам жителей города.

За день до концерта выложите на странице пост о том, что вы уже выезжаете в город. Лучше, если это будет видео-обращение.

А в день концерта выложите видео о том, как вы въезжаете в город, приезжаете в отель, на площадку. Как проходит саунд-чек.

Всё это точно привлечёт зрителей в зал.


В общем, создайте «движуху» везде, где только можно. Пусть о вашем концерте говорят все!

И зрители обязательно придут!


***

Логистика. Райдер.

Все вопросы, касающиеся передвижений в гастрольном туре, времени отъездов и приездов в города, времени начала саундчеков в каждом городе, питания, отелей и т.д. необходимо продумывать заранее.

Чтобы не оказалось, что вам негде ночевать, потому что все номера в единственной гостинице заняты.

Или по приезду на площадку не оказалось, что местный звукорежиссёр не знал о времени начала саундчека и поэтому решил прийти непосредственно к началу концерта.


Когда все договорённости с площадками достигнуты, запущена рекламная кампания, займитесь логистикой тура.

  1. Выберите в Интернете гостиницы в городах, где вы будете ночевать. Если расстояние между городами небольшое, то имеет смысл остановиться в одном городе с недорогой, но уютной гостиницей. И оттуда выезжать на концерты в соседние города.
  2. Примерно за месяц до концерта забронируйте номера. Попросите подтвердить бронирование на вашу электронную почту, чтобы в день заезда не возникло недоразумений.
  3. Узнайте, есть ли при гостиницах кафе или рестораны. До которого часа они работают. Если кафе закрывается рано, созвонитесь с руководителем и поинтересуйтесь, сможет ли кафе накормить артистов после закрытия. Или обеспечить доставку блюд в номера.
  4. Рассчитайте время выезда из гостиниц так, чтобы вы успели приехать в следующий город, пообедать, отдохнуть перед работой и вовремя приехать на площадку для проведения саундчека и решения административных вопросов.
  5. В разговоре с директором и звукорежиссёром площадки озвучьте время начала саундчека. А потом продублируйте договорённости по электронной почте. Даже если эти договорённости уже прописаны в договоре.

Что такое райдер, думаю, известно всем. Технические и бытовые требования артиста к концертной площадке, необходимые для успешного проведения мероприятия.


В техническую часть райдера входят требования к звуковому, световому оборудованию, спецэффектам, сценическому экрану, размерам сцены, заднику, занавесу и т.п.

Продумайте заранее, что вам действительно необходимо для проведения концерта. Не пишите лишнего в райдер, не требуйте от площадок малых городов элитного оборудования.

Но и не забывайте о мелочах, без которых вам не обойтись. Например, на сцене может не оказаться необходимого разъёма для подключения синтезатора, вам понадобится D-BOX, а его на площадке не окажется.

Всё, что можете взять с собой для необходимых подключений, а также микрофоны, стойки, шнуры – берите. Пусть лучше вы этим не воспользуетесь ни разу, чем окажется, что в каком-то городе нет технической возможности проводить концерт.


В бытовую часть райдера входят требования к гримёрным комнатам и их наполнению, возможности подъезда к служебному входу, функциям службы безопасности, закулисному пространству, туалетным комнатам и т.п.


Минимальное наполнение гримёрной комнаты, необходимое артисту:

  • зеркала (в том числе в полный рост);
  • стол, стулья;
  • вешалки или шкафы для одежды;
  • утюг и гладильная доска;
  • электрический чайник или кулер с горячей водой;
  • посуда для чая и кофе;
  • питьевая вода.

Вы, конечно, можете попросить и большего. Но не забывайте, что ваше мероприятие – это ваша инициатива, а не концертной площадки.

Как правило, площадки проявляют гостеприимство и предоставляют в гримёрные комнаты чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.п.


Предоставляйте площадке райдер заранее. Посвятите этому вопросу отдельный разговор с директором и техническим персоналом. Поговорите по поводу каждого пункта райдера, чтобы в день мероприятия не приходилось тратить время и нервы на выяснения отношений с площадкой.

Ведь вы должны выйти на сцену в прекрасном настроении, будучи уверенным, что концерт пройдёт замечательно.


Чего вам и желаю!


***

День проведения концерта. Действия организатора.

Вы приехали в город, где сегодня состоится ваш концерт. Вы «на подъёме». В предвкушении встречи со зрителем.


Придётся ненадолго спуститься с небес на землю. Не забывайте – на вас лежит основная ответственность за проведение мероприятия.

Распланируйте ваше время так, чтобы приехать на площадку заранее. Часа за три до начала концерта.

Если вы приехали не с симфоническим оркестром и не привезли с собой сложную аппаратуру, то этого времени хватит, чтобы решить административные вопросы, провести саундчек, подготовиться к концерту.


Сначала надо пообщаться с руководством площадки, администратором и кассиром.


Помните, что документы вы с директором подписали дистанционно? Теперь надо подписать оригиналы.

А заодно поговорить по поводу работы билетных контролёров. Решить вопросы райдера, если какие-либо требования не выполнены. Выяснить готовность технических служб. Обсудить вопросы, касающиеся взаиморасчётов.

Что касается последнего, то, скорее всего вы уже заранее решили с директором, кто, когда, кому и за что платит. Но поговорить ещё раз, лично, необходимо перед мероприятием. Чтобы потом не было «сюрпризов».

Спросите у директора, какие расходы вас ожидают сегодня на площадке. Сверьте ответы со своими записями. И потом повторите директору предстоящие расходы ещё раз сами. Чтобы спокойно, ни о чём не волнуясь, провести ваше мероприятие.


После разговора с директором, подойдите к кассиру. И пригласите в кассу администратора площадки, если он тоже продавал ваши билеты. Ведь все деньги и билеты учитываются у кассира.

Запишите на листок, сколько билетов реализовано на данный час. И сколько билетов продал администратор по организациям и предприятиям.

Чаще всего, 5-15% от общей суммы фактических продаж продаётся дополнительно перед началом концерта.

То есть, вы уже будете представлять свой доход с этого концерта.

Сообщите кассиру, что вы будете работать на сцене, поэтому все расчеты сможете произвести только после окончания мероприятия. Если кассир не имеет возможности дождаться окончания концерта, попросите её передать все записи по кассе, деньги, корешки проданных билетов и непроданные билеты директору или администратору.


Теперь можно проводить саундчек и готовиться к концерту.


При расчёте пересчитайте непроданные билеты. Далее пересчитайте корешки проданных. Полученное количество должно совпасть с количеством переданных на реализацию билетов. Проверьте по корешкам, на какую сумму проданы билеты. Конечно же, пересчитайте деньги.


Подпишите акт выполненных работ по договору. Это важно.


Если у вас подписан договор с условием безналичного расчёта, поинтересуйтесь у директора, какого числа вам будут переведены деньги. Ведь в договоре наверняка не будет точной даты расчётов. Там будет написано «в течение …рабочих дней после подписания акта выполненных работ».


На этом ваша работа организатора в этом городе закончена.

Вас ждёт вкусный ужин в кафе и отдых в уютном отеле. С чувством выполненного долга.

А завтра очередной концерт. И работа, которая приносит удовольствие и заработок.


***

РАО, ВОИС и УФАС. Что за звери?

РАО и ВОИС – общественные организации, которые аккредитованы для коллективного управления интеллектуальными правами.


РАО расшифровывается как Российское Авторское Общество. Оно представляет и защищает права авторов произведений.

РАО имеет право взимать с организаторов мероприятий в пользу авторов произведений, прозвучавших в программе концерта, вознаграждения. В том числе вознаграждения даже в пользу тех авторов, у которых не заключён договор с РАО.


ВОИС – это Всероссийская Организация Интеллектуальной Собственности. ВОИС представляет интересы обладателей смежных прав. То есть, правообладателей фонограмм и исполнителей.


Часто в регионах руководство у этих двух организаций одно и то же. Несмотря на то, что это две разные организации с разными реквизитами.


Вам, как организатору мероприятий, рано или поздно придётся общаться с РАО. И платить вознаграждение. Ставка составляет 5% от суммы кассового вала.


Обычно, если я планирую проведение концертов в малых городах, то не спешу обращаться в РАО для заключения лицензионного договора.

Инспектор почти всегда сам звонит или пишет и предупреждает о необходимости заключения лицензионного договора.

Я предлагаю инспектору встретиться на концертной площадке в день проведения мероприятия и урегулировать все вопросы.

Инспектор приезжает в день концерта. Мы подписываем договор, указав в нём сумму кассового вала и сумму к перечислению РАО.

Если же инспектор не имеет возможности приехать на концертную площадку, он заранее высылает мне договор по электронной почте. Я распечатываю его, подписываю, сканирую и отсылаю обратно. А подписанными оригиналами мы обмениваемся по Почте России.

После окончания гастрольного тура я приезжаю домой, заполняю рапортичку по форме РАО, отправляю её по почте инспектору и оплачиваю с расчётного счёта или через банк необходимую сумму по реквизитам, указанным в договоре.


Но инспектор может и не позвонить. И вообще никак не проявиться. В этом случае просто спокойно проводите концерт. Но 5% с кассового вала на всякий случай отложите. А вдруг вам позвонят через пару дней после концерта?..


УФАС – Управление Федеральной Антимонопольной Службы.

Скорее всего, вам не придётся с ним сталкиваться. И хорошо! Потому что это значит, что вы не нарушили закон о рекламе при подготовке мероприятия. И ваши коммерческие интересы не пересеклись с интересами третьих лиц.

Будьте внимательны при разработке дизайна рекламы концертов. Если при проведении рекламной кампании вы используете где-либо название или изображение, которое является зарегистрированным товарным знаком, это может обернуться штрафом от УФАС.

Конечно, только в том случае, если об этом узнает правообладатель. Но рисковать всё-равно не стоит.

Допустим, вы решили привлечь зрителей громким именем. И размещаете в рекламе информацию о том, что в концерте прозвучат песни из репертуара популярной группы «Название группы». Причём, само название выделяете крупным шрифтом. Это будет нарушением закона о рекламе.


Если вы используете в репертуаре известные произведения и перечисляете их в рекламе, поинтересуйтесь в Интернете, не являются ли их названия зарегистрированными товарными знаками.

Штрафы в УФАС не маленькие. Поэтому, отнеситесь к рекламе серьёзно.


***

Гастроли закончились. Что дальше?

Всегда немного грустно осознавать, что гастрольный тур подошёл к концу.

Сколько было положительных эмоций! Счастливые лица благодарных зрителей. Цветы. Овации.

Ваш талант был оценен по достоинству!

А переезды между городами, красивые места, природа, памятники истории в городах…

Это была не только работа. Это было настоящее приключение!


И конечно, захочется организовать новый гастрольный тур.


Что же мешает? Вперед! Можно уже возвращаться к началу статьи, перечитать заново и начать готовить следующий тур.


Но кассовые гастрольные туры целесообразно проводить только в определённое время. С начала октября до середины декабря и с февраля по апрель включительно. В остальное время зрителей очень трудно собрать в залы.


Что же делать в «не кассовое» время?

Конечно же, выступать!


Когда вернётесь из гастрольного тура, отдохнёте, самое время поднять записи по концертам только что прошедшего тура и позвонить директорам площадок.

Во-первых, для того, чтобы поблагодарить за тёплый приём. Во-вторых, чтобы оставить хороший отзыв о городе, зрителях. А в-третьих, чтобы поговорить о вашем выступлении в городе в честь какого-то предстоящего праздника.

Работа по организации культурно-массовых мероприятий это всегда заряд положительной энергии. Ведите разговор с директором площадки улыбаясь. Подружитесь с ним.


Успешным бизнесом считается тот, в котором клиенты приходят покупать повторно. Становятся постоянными клиентами.

Ваш концерт понравился публике. А значит, вас наверняка пригласят выступить, например, на Дне города. Или на новогоднем корпоративе предприятия, которому вы продавали билеты на ваш концерт. Или на каком-либо профессиональном празднике.


Предложите также директору выступления ваших знакомых артистов. На этом тоже можно заработать.


Найдите в Интернете контакты комитетов, управлений, отделов культуры в городах различных регионов. Отправьте их руководителям письма с предложением вашего выступления на городских мероприятиях. А потом обязательно позвоните и расскажите ещё раз о вашем предложении.


Эта работа не займёт много времени. Достаточно посвящать ей 2-3 часа в день. Так что на творчество время тоже останется.

Зато вы будете всегда востребованы! Возможно, не сразу. Но вода камень точит. Главное – быть уверенным в своих силах и возможностях. И не лениться.


Тогда точно всё получится!


***

Семь основных ошибок организатора концертов.

Признаюсь честно. Не всегда мой опыт организатора был успешным. Но я считаю, что учиться на своих ошибках совсем не плохо.

А на чужих ещё лучше. Поэтому, учитесь на здоровье на моих.


Ошибка 1. Излишняя самоуверенность.

Когда организатор точно знает, что в конкретном городе всегда очень плохая посещаемость мероприятий. Или что город «закормлен звёздами». Или что в городе закрылось градообразующее предприятие, поэтому большинство жителей живут бедно и грустно.

Но он всё-равно настойчиво пытается организовать в этом городе концерт. Ему кажется, что на его артиста точно пойдут! Он же лучший! А какие песни красивые поёт!


Увы! Скорее всего, не пойдут.

И дело не в артисте. На другого артиста тоже не пойдут.


При первом разговоре с директором площадки спросите о посещаемости мероприятий в этом городе. Поговорите с кассиром и администратором. Познакомьтесь с городскими новостями в Интернете.


И сделайте вывод. Вы уверены, что есть предпосылки успешного проведения концерта?


Если не уверены, пропустите этот город. Не делайте там концерт. Лучше проехать лишние 100 км до следующего и там получить прибыль, чем понадеяться на чудо и остаться в минусе.


Ошибка 2. Надежда на авось.

Организатор просчитал все предстоящие затраты на подготовку тура. Всей необходимой суммы в наличии нет. И негде взять. Есть только на первые два-три концерта.


Но он горит желанием сделать 10 концертов, не смотря ни на что! Рвётся в бой!


И договаривается с десятью площадками. Подписывает договора. Рассказывает директору, какую рекламу будет делать в городе.

И надеется при этом, что деньги в нужное время появятся.


Деньги не появились. Пора запускать рекламные кампании в городах.

Сумма, которая есть в наличии и которой хватит только на две полноценные рекламные кампании, делится на 10 городов.


Делаются слабые, непродуманные рекламные кампании. А что тут продумывать? Денег то всё-равно нет. Организатор надеется, что хватит и афиш, расклеенных кое-где и кое-как. Люди, мол, и так узнАют о концерте. Авось, прокатит…


В результате везде будут плохие продажи.

И, как следствие, организатор уходит в минус по результатам тура.


Рассчитывайте ваши возможности. Сделайте для начала два-три концерта. Но качественно. И получите прибыль. В следующий раз сделаете уже десять.


Ошибка 3. Небрежное отношение к организации продаж.

Организатор сдал билеты в кассу ДК на реализацию. И этим ограничился. Может быть, из-за нехватки времени. Может быть, из-за лени. А может, решил, что в этом городе достаточно одной точки продаж.


Люди, которые могли бы пойти на концерт, могут жить на другом конце города. Быть занятыми. Им не удобно добираться до ДК. И много других причин, по которым они не купят билеты.

Вот если люди УЖЕ купили билеты, тогда не важно, как далеко они живут от ДК. Они всё-равно придут на концерт. Найдут способ добраться до ДК. Значит, надо продать им билеты.


Не поленитесь задействовать все возможные виды продаж, которые описаны в части «Продажи билетов» этой пошаговой инструкции.


Ошибка 4. Высокие или низкие цены на билеты.

Иногда организаторы идут на поводу у руководства или кассира ДК, которые убеждают сделать низкие цены на билеты, объясняя это тем, что вашего артиста не знают или не помнят, и поэтому будут плохие продажи.


В этом случае надо понимать, что слишком низкие цены могут отпугнуть покупателей. Они просто подумают, что раз дёшево, значит не качественно.


И наоборот. Если организатор завысит цены на билеты, а у покупателей будет, с чем сравнивать (например, с ценами на концерт звезды, который намечен после вашего), зрители пойдут на звезду. А у вас будут плохие продажи.


Разговаривайте, советуйтесь с кассирами и администраторами на местах. Ищите золотую середину.


Ошибка 5. Опускание цен при низких продажах.

Организатор сделал вывод, что продажи плохие. А до концерта осталось 5-7 дней. Паника. Что делать?


Первое, что приходит в голову, понизить цены на билеты. Или того хуже, продавать два билета по цене одного.


Этот способ приемлем только за день до концерта или в день мероприятия, когда артист уже в городе, а билетов продано мало. Концерт может не состояться. Вот тогда, чтобы попытаться спасти положение, можно прибегнуть к такой акции.


Если запаниковать и опустить цены раньше, это отпугнёт большинство тех, кто уже купил билеты. И они пойдут их сдавать в кассы. Или обменивать на билеты со скидкой.

А новые покупатели не придут, потому что подумают, что концерт вряд ли состоится. Или что программа неинтересная, раз опускают цены.


Ошибка 6. Договорённости на словах.

Организатор концерта и директор площадки договорились провести мероприятие, не заключая договор. Чтобы не платить официальную аренду, налоги и не проводить другие официальные платежи. Все договорённости о подготовке и проведении концерта остались на словах.


В день концерта выяснится, что та часть подготовки, которой должна была заниматься площадка, не выполнена. Афиши не расклеены. Баннер «только что сняли». Гримёрки не подготовлены. Звукорежиссёр вчера ушёл в отпуск. Сценический свет не работает, потому что сгорел пульт.


Если даже вы с директором решили не заключать официального договора, всё-равно убедите директора, что договорённости необходимо зафиксировать на бумаге. Скажите ему, что при приезде на площадку, вы в его присутствии разорвёте подписанный договор.

Только сначала убедитесь, что все пункты выполнены.


Ошибка 7. Копирование чужих райдеров.

Это далеко не самая страшная ошибка. Но досадная.


Начинающий организатор плохо разбирается в звуковой и световой аппаратуре. И чтобы казаться «крутым», копирует райдер какой-нибудь звезды, подгоняя его под свои потребности.


В результате получается полная чехарда и глупость с использованием громких брендов, перечислением ненужных деталей и т.п.

Конечно, это не повлияет на продажи. Но репутацию может подмочить.

Как минимум, организатора ждёт ухмылка местного гуру звука и света. И он предоставит артисту оборудование, которое есть по факту. И что самое смешное, артиста это устроит.


При составлении райдера, проконсультируйтесь со специалистом. Или со знающими знакомыми.


Друзья, я перечислил те виды граблей, на которые наступал сам. Как сказал поэт, «опыт – сын ошибок трудных…».


У вас будет свой опыт. И возможно, свои ошибки.

Но я хотя бы спокоен, что мои вы уже точно не повторите.


***

Краткая пошаговая инструкция по организации гастрольного тура.

Надеюсь, вы получили из моих скромных повествований какие-то теоретические познания. А навыки обязательно придут.

Главное – начать действовать!


Чтобы вам было проще, я составил для вас краткую пошаговую инструкцию.

Следуйте ей. А если возникнут вопросы или сложности, перечитайте соответствующие посты. Или пишите мне, советуйтесь.


Краткая пошаговая инструкция по организации тура.


1. Регистрируем ИП (или ООО).

2. Составляем предварительный маршрут тура.

3. Готовим финансово-экономическое обоснование. Считаем предстоящие расходы. И возможные доходы.

4. Звоним директорам концертных площадок. Договариваемся о датах концертов. Обсуждаем:

  • предстоящие расходы на площадке;
  • способы расчётов;
  • технические возможности;
  • виды рекламы;
  • продажи;
  • условия подписания договора.

5. Подписываем договор с площадкой.

6. Заказываем в типографии афиши, баннеры, растяжки, билеты.

7. Отправляем их на площадки.

8. Запускаем рекламную кампанию. За 2 месяца до концертов (для малых городов).

9. Одновременно с рекламной кампанией запускаем продажи билетов:

  • касса площадки;
  • электронные кассы;
  • городские точки продаж;
  • работа администратора площадки.

10. Звоним в предприятия и организации городов. Предлагаем билеты оптом.

11. Продумываем логистику тура. Составляем окончательный маршрут тура. Считаем расстояния между городами.

12. Бронируем гостиницы.

13. Отправляем на площадку райдер. Обсуждаем его условия с директором и техническим персоналом.

14. Контролируем продажи.

15. Подключаем к работе городские рекламные агентства (при низких продажах).

16. Готовим необходимые документы для концертных площадок.

17. Приезжая на концертную площадку, подписываем документы с директором. Уточняем предстоящие расходы. Рассчитываемся с кассиром.


Вроде бы, ничего не забыл.


***

Как привлечь зрителей на концерт неизвестного артиста? Советы опытного организатора.

Я публикую эту часть для артистов, не известных широкой аудитории. А также для начинающих организаторов концертов.


В своей практике я испробовал 4 способа привлечь зрителей на концерт малоизвестных или совсем неизвестных артистов.

И убедился, что все эти способы рабочие.


Способ 1.

Если вы исполняете песни не знакомые широкой аудитории, то возьмите в репертуар 4-5 популярных хитов, соответствующих вашему жанру.

Самое главное, впишите их названия в афишу так, чтобы они были хорошо видны.

И назовите свой концерт названием одного из таких хитов.

Только предварительно убедитесь, чтобы это название не принадлежало какому-нибудь третьему лицу. Не являлось зарегистрированным товарным знаком.


Способ 2.

Сделайте сборную концертную программу из трёх артистов. Наверняка вы общаетесь со многими артистами, которые также не известны широкой публике. Пригласите их в свою программу. Будет здорово, если артисты будут разноплановыми.

На сборные концерты зрители покупают билеты активнее.


Способ 3.

Пригласите с собой на гастроли популярного артиста.

В этом случае, известное имя будет на первом месте в вашей рекламной кампании. Ведь именно на этого артиста люди будут покупать билеты. Но и себя не забудьте указать в афише.

Вы будете открывать концерт, а популярный артист будет его закрывать.

В таком концерте вы не будете являться лидером. Но зато приобретёте необходимый опыт. Заявите о себе. Познакомите зрителей со своим творчеством. И заработаете.


Способ 4.

Удачное название концертной программы.

Подумайте, для какого зрителя вы выходите на сцену? Кто ваша целевая аудитория?

В зависимости от категории вашего зрителя придумайте яркое название для своей программы.

Например, если вы исполняете лирические песни о любви в стиле эстрады 60-х, 70-х, то ваша целевая аудитория – женщины 50+. Значит, надо придумать такое название концерта, которое западёт в сердца этих женщин.

Не забудьте ярко написать название в наружной рекламе.

Даже если публика не знакома с вашим творчеством, но увидит афишу с таким названием концерта, то обязательно захочет прийти на этот концерт.


Друзья!

Надеюсь, информация была вам полезна.


В этой статье я раскрыл далеко не все секреты организации гастролей.

И это понятно. Ведь чтобы полностью охватить эту необъятную тему, надо уже открывать курсы.

Здесь же я просто кратко поделился с вами своим опытом организатора.


Уверен, что все тонкости этой ответственной и крайне интересной работы вы узнаете и сами, когда будете вплотную заниматься организацией своих гастрольных туров.


Я желаю вам вдохновения, успеха и аншлагов!

Вячеслав Королев.


Хотите, чтобы я помог вам организовать гастрольный тур?


Заходите сюда: