Как организовать гастрольный тур, даже если вы никогда не делали концерты? Пошаговая инструкция.

Автор - Вячеслав Королев. (с) 2020

Уважаемые артисты!


Уже в июле будет трудно найти свободные площадки на ближайшую осень. А в ноябре – на будущую весну.

Значит, пора задуматься о ваших концертах!

Как организовать гастрольный тур самому? Куда обращаться? Какие документы готовить? Какая нужна реклама? Сколько нужно вложить в организацию гастролей? Как не потерять вложенные средства?

Ответы на эти и многие другие вопросы вы найдёте в этой статье.


Если вы не желаете сами заниматься организацией своих гастролей, но концерты вам всё-таки нужны, можете обратиться ко мне за услугами, предварительно ознакомившись со статьёй «Сотрудничество».

А если хотите попробовать себя в роли организатора, тогда эта статья для вас!

***

Знаю, как важно артисту выходить на сцену. Потому что, я и сам артист.


Меня зовут Вячеслав Королев.

20 лет я занимаюсь организацией концертов.


К 2020 году (год написания статьи) на моём счету 24 успешных гастрольных тура.


Были и не успешные. В том числе, по причине организационных ошибок. Но я анализировал их и, накапливая со временем опыт, исправлял. Поэтому, считаю себя вправе делиться с вами своими знаниями.


Думаю, надо помогать тем талантливым артистам, которые не знают, как начать гастролировать. Как выйти на профессиональную сцену. Как зарабатывать творчеством.


В статье я буду постепенно раскрывать вам секреты организации концертов. Чтобы вы смогли сами создать свой гастрольный тур.

Я не буду углубляться в нюансы бухгалтерии, психологии деловых переговоров, техники продаж. Будет только минимальная, но необходимая информация.


Фактически это будет пошаговая инструкция по организации гастролей. Для тех, кто хочет самостоятельно сделать свой гастрольный тур.


Содержание статьи:

  1. С чего начать организацию гастролей?
  2. Маршрут гастрольного тура. Выбираем площадки.
  3. Рекламная кампания.
  4. Продажи билетов.
  5. Что делать, если билеты продаются плохо?
  6. Логистика. Райдер.
  7. День проведения концерта. Действия организатора.
  8. РАО, ВОИС и УФАС.
  9. Гастроли закончились. Что дальше?
  10. Основные ошибки организатора.
  11. Краткая пошаговая инструкция по организации гастрольного тура.
  12. Как привлечь зрителей на концерт неизвестного артиста?

Организуйте свои гастроли самостоятельно!

Желаю вам вдохновения!


1. С чего начать организацию гастролей?

Важно! Чтобы заниматься деятельностью по организации культурно-массовых мероприятий, вы должны быть зарегистрированы в качестве индивидуального предпринимателя или иметь юридическое лицо. В кодах ОКВЭД у вас должен быть заявлен соответствующий вид деятельности.

Сейчас концертные площадки также сотрудничают с самозанятыми.


Статус — индивидуальный предприниматель.

Проще всего зарегистрироваться в качестве самозанятого.

Но можно и в качестве индивидуального предпринимателя. И сразу подать заявление на упрощённую систему налогообложения.

С любого дохода вы будете платить государству 6%-ный налог. А также ежегодные страховые взносы в Пенсионный фонд и в ФФОМС. Всё остальное — ваше.

ИП регистрируется очень просто. В течение пяти дней. Ознакомиться с условиями регистрации и подать заявление можно на официальном сайте ФНС или на Госуслугах.


Предстоящие расходы и возможные доходы.

Начинать готовить гастрольный тур надо минимум за три месяца.

Это время уйдёт на составление маршрута. На переговоры с директорами концертных площадок. На подписание документов. На подготовку и запуск рекламной кампании. На организацию продаж билетов. На решение технических вопросов. На логистику тура. На согласование всех вопросов, которых будет достаточное количество вплоть до самой даты концерта.

Организация концертов - это бизнес. А любой бизнес-проект начинается с финансово-экономического обоснования.

Я объясню по-простому. И даже просчитаю самый простой вариант.

Нам надо посчитать предстоящие расходы на подготовку тура, возможные расходы на концертных площадках в дни проведения мероприятий, ориентировочные доходы.

Это делается для того, чтобы понять, окупится ли тур, сможет ли принести прибыль.

Предположим, что в тур поедет один артист и с ним один помощник. Всего два человека.

Вы решили, что гастрольный тур будет состоять из 10 концертов в 10 городах районного значения с населением до 50 тысяч человек. То есть, каждый день по одному концерту в течение 10 дней.

Предположим:


  • все города находятся в автомобильной доступности от вас;
  • среднее расстояние между городами – 70-100 км;
  • в каждом городе есть концертная площадка на 500 мест;
  • на площадках есть профессиональный концертный звук и свет;
  • площадки не требуют предоплату аренды;
  • средняя цена входного билета на концерт – 400р.


Предварительные затраты будут следующие:


  • типография (афиши, по одному баннеру на город, входные билеты) на 10 городов – 100тр;
  • рекламная кампания (расклейка афиш, размещение баннера, реклама в городских соцсетях) на 10 городов – 40тр;
  • расходы на телефонные разговоры, интернет, почтовые отправления — 10тр;
  • непредвиденные расходы – 10тр.


Итого предварительных расходов – 160тр.

Следовательно, чтобы начать организацию гастрольного тура из 10 концертов, необходим начальный капитал 160тр. Или из расчёта на один город – 16тр предварительных расходов.

Теперь посчитаем расходы, которые предстоят в день мероприятия в каждом городе:


  • топливо – 500р;
  • аренда площадки 20% от вала – 20тр (исходя из средней стоимости билета 400р и наполняемости зала 50% (250 человек), получаем кассовый вал 100тр);
  • услуги кассы площадки 3% от вала – 3тр;
  • услуги администратора концертной площадки — 10% от проданных им билетов (предположим, что он реализовал по организациям и предприятиям 100 билетов по 400р) – 4тр;
  • услуги звукорежиссёра и светотехника – 4тр;
  • отель (два номера класса «стандарт») – 6тр;
  • питание – 3тр;
  • обслуживание автомобиля и непредвиденные расходы (для ровного счёта) – 4500р.


Итого расходов в день концерта – 45тр.

Всего расходов на подготовку и проведение одного концерта: 16тр+45тр=61тр. Это и есть окупаемость мероприятия. То есть, чтобы «выйти в ноль», нам надо продать 153 билета (61тр:400р=152,5). При продаже свыше 153 билетов получаем прибыль.

В нашем случае предполагаемые доходы при 50%-ной наполняемости зала и средней стоимости билета 400р – 100тр.

Следовательно, прибыль с одного концерта – 39тр.


Почему для расчётов я взял 50%-ную наполняемость зала, а не 100%-ную?

Во-первых, это средняя величина.

Во-вторых, проданные ползала – не так уж и плохо. Ведь при таких сборах мы уже получаем неплохую прибыль.

А в-третьих, считаю, что при расчётах лучше рассматривать не самый лучший вариант и потом обрадоваться, чем рассматривать аншлаг, а потом огорчиться.

Безусловно, чтобы продать даже 50% билетов, необходимо учесть несколько факторов, влияющих на продажи. О них я расскажу дальше.

А пока мы, составив финансово-экономическое обоснование, убедились, что зарабатывать творчеством вполне можно.


2. Маршрут гастрольного тура. Выбираем площадки.

Просчитав возможные расходы и доходы тура, вы вступаете в фазу активных действий.

Что вам предстоит сделать на этом этапе:


  1. Составить предварительный маршрут гастролей.
  2. Выбрать концертные площадки.
  3. Связаться с директорами площадок.
  4. Договориться о дате проведения мероприятия и провести предварительные переговоры об условиях сотрудничества.
  5. Составить окончательный маршрут.


Теперь обо всём по порядку.


Маршрут гастрольного тура.

Я живу в Москве. Когда я только начинал деятельность по организации туров, то обычно открывал атлас автомобильных дорог и искал города, находящиеся в одном направлении от Москвы. Чтобы маршрут получился удобным, старался составить его таким образом, чтобы расстояния между городами не превышали 100 км. Исключение иногда составляли расстояния от Москвы до первого города и от последнего до Москвы.

Пример маршрута из 11 городов.

Руза (Московская обл.), Волоколамск (Московская обл.), Клин (Московская обл.), Конаково (Тверская обл.), Кимры (Тверская обл.), Кашин (Тверская обл.), Калязин (Тверская обл.), Углич (Ярославская обл.), Ростов Великий (Ярославская обл.), Переславль-Залесский (Ярославская обл.), Сергиев Посад (Московская обл.).

Если вы посмотрите на карту, у меня получилась замкнутая кривая. Это удобно в плане передвижения по маршруту. И переезды не утомляют.

Откройте карту. Составьте предварительный маршрут из бОльшего количества городов, чем вы запланировали изначально. Если в каком-либо городе вам не удастся договориться с площадкой, или вы по каким-то причинам решите не делать там концерт, просто пропустите этот город.

Предварительный маршрут составлен.


Выбираем концертные площадки.

Теперь, начиная с первого города, вам надо искать площадки и звонить директорам.

Найдите в Интернете сайт главной концертной площадки города. Это можно сделать, посетив сайт городского управления или отдела культуры. А можно набрать в поисковой строке браузера «дома и дворцы культуры города …».

На сайте самой площадки вы найдете архив и анонс мероприятий, из которых поймёте, проводятся ли на ней гастрольные концерты и спектакли.


Позвоните директору площадки.

Именно директору! Потому что он принимает решения.

О чем разговаривать:


  • представьтесь и расскажите о своей концертной программе;
  • предложите директору проведение концерта;
  • узнайте, сколько мест в зрительном зале;
  • спросите о наличии и качестве звукового и светового оборудования на площадке;
  • спросите об условиях аренды;
  • о стоимости услуг кассы;
  • каким образом будут осуществляться взаиморасчеты между вами и площадкой;
  • кто подготовит договор – вы или площадка;
  • возьмёт ли площадка на себя информирование предприятий и организаций города о вашем концерте;
  • какие виды размещения рекламы мероприятий обычно используются в городе;
  • как сама площадка будет рекламировать ваш концерт;
  • поинтересуйтесь, какая средняя цена билета приемлема для жителей этого города.


Будьте готовы к встречным вопросам и возражениям. Кстати, не всегда приятным. Например:


  • а я раньше о Вас ничего не слышал;
  • а что Вы исполняете? У Вас есть хоть один хит?;
  • Вас никто не знает, поэтому на Вас не придут;
  • надо делать дешёвые билеты, потому что Вас никто не знает.


И так далее.

Не расстраивайтесь и не напрягайтесь. Просто в последнее время по всем малым городам стали гастролировать звёзды. И народ, как говорится, «закормили».

Отвечайте на подобные фразы директора примерно так: «Моя программа очень интересная. Насыщенная и динамичная. В концерте я использую интерактив: общаюсь со зрителями, шучу, рассказываю истории. У меня много поклонников в Интернете. А также я имею богатый опыт гастролей и концертов. Да, я не известен широко так, как приезжавший к вам недавно артист, но знаю точно, что среди жителей Вашего города есть поклонники моего жанра. К тому же я проведу грамотную рекламную кампанию своего концерта».

Будьте уверены, что после такого ответа на возражения, директор возьмёт вашу программу. Конечно, при условии, что у него свободна площадка на интересующую вас дату.


Договоритесь о концерте.

Если вас всё устраивает по площадке, а директор готов принять вашу программу, договаривайтесь о дате и времени проведения мероприятия.

Подписание договора о проведении концерта лучше не откладывать. Так вы обезопасите себя от нежелательных случаев. Например, когда вы уже договорились с площадкой, заказали рекламу в городе, а директор вдруг решает взять вместо вас другого артиста.

Для подписания договора необязательно ехать в город. Это можно сделать удалённо, с помощью email-переписки.

Оригиналы договора вы сможете подписать с директором в день проведения мероприятия.

Но не сильно настаивайте на предварительном подписании договора. Если директор не хочет подписывать его до дня концерта - не надо. В конце концов, нежелательные негативные случаи происходят редко.

После того, как вы договоритесь с последней площадкой тура, составьте окончательный маршрут гастрольного тура. Просчитайте километраж между городами.

В этом вам помогут "Яндекс.Карты".

Начало положено.

Вы уже знаете расходы на площадке и возможный кассовый вал. А также затраты на переезды между городами.

Теперь поговорим о том, как правильно провести рекламную кампанию и не допустить при этом ненужных трат.


3. Рекламная кампания.

Что вы обычно делаете, когда при просмотре интересного кино по ТВ начинается рекламный блок?

Правильно. Кто что. Только бы не смотреть рекламу.

Поверьте, это касается не только телевизионной рекламы.

Люди обычно не хотят видеть любую рекламу. И часто не видят.

В том числе и наружную рекламу небольшого формата, размещённую на столбах, помойках и заборах.


Именно поэтому «черновая» расклейка небольших афиш не приведёт зрителей на ваше мероприятие. Ну, или приведёт единицы.

Нужна реклама широкоформатная.


Закажите для каждого города один или два баннера. Предварительно узнайте у директора площадки, где можно разместить баннер с наибольшей эффективностью.

Как правило, это площадь перед ДК, или фасад самого ДК. Или/и центральная городская площадь, рынок, площадь перед торговым центром, перекрёсток дорог со светофором.

Прежде чем заказывать печать наружной рекламы, продумайте дизайн.

Если вы регулярно не мелькаете на телеэкранах, то ваше фото и ФИО на баннере вряд ли привлекут зрителя.

Вам нужно продумать свой яркий образ и запоминающееся название программы. Будет здорово, если это название будет вызывать приятные ассоциации у потенциального зрителя, понятные всем (например, любовь к Родине, первая любовь, море, цветы, молодость, родители, дети и т.п.).


Афиши обычно заказывают форматом А2 и А3. Вопрос в том, где их размещать.

Узнайте, есть ли в городе агентство, которое размещает рекламу на специальных стендах на остановках общественного транспорта. Этот вид размещения очень эффективен. Люди в ожидании транспорта обязательно увидят ваши афиши.


Если позволяют средства, можно заказать рекламу на местном ТВ и радио. Но по моим наблюдениям, в последнее время эти виды рекламы, чаще всего, не эффективны.


Также можно разместить рекламные модули в местных газетах. По цене такая реклама сопоставима со стоимостью размещения в «бегущей строке» на ТВ, или статичного ТВ-ролика.

А если мы говорим о средней цене билета 400р при вместимости зрительного зала 500 человек, то реклама на ТВ, радио и в газете может привести наши доходы от концерта к минусовым значениям.

Впрочем, всё-равно узнайте расценки. А вдруг?..


Кстати, поинтересуйтесь у руководства концертной площадки, приезжают ли к ним на мероприятия жители соседних населённых пунктов. Если приезжают охотно и много, то, всё-таки, имеет смысл заказывать рекламу в районной газете. Надо же как-то оповестить район о предстоящем концерте.


Предложите местной радиостанции стать информационным спонсором вашего концерта. При таком сотрудничестве, вы должны будете разместить на всех видах наружной рекламы логотип радиостанции и указать, что она является информационным спонсором мероприятия. А радиостанция за это будет "крутить" в эфире ваш рекламный ролик.


Такое же сотрудничество можно предложить, например, местному сетевому супермаркету или центральному магазину или ресторану.

Вы размещаете на афишах информацию о спонсоре, а он распространяет ваши рекламные флайеры среди покупателей и клиентов. А возможно, и делает розыгрыши билетов.


Очень эффективна реклама в местных городских соцсетях. Размещение поста стоит недорого, а просмотров реклама набирает очень много. Пост должен быть интересным, привлекать внимание.

Можно заказать в популярной городской группе конкурс с розыгрышем билетов на мероприятие. Свяжитесь с администраторами популярных городских групп и узнайте у них условия размещения.

А ещё я настраиваю и запускаю таргетированную рекламу в соцсетях, когда в ней есть смысл. Она хороша тем, что вы показываете её конкретным людям, являющимся вашими потенциальными зрителями.

Рассказывать, как настроить таргетированную рекламу не буду по одной причине. Слишком долго. К тому же, эти статьи уже есть во всех соцсетях.

Скажу лишь, что этот вид рекламы в соцсетях обойдётся дороже, чем рекламные посты в городских группах. Поэтому, запускать таргетированную рекламу имеет смысл, когда вы продаёте билеты online, в том числе. Ведь вы сможете указать в тексте ссылку на "посадочную" страницу, где люди смогут приобрести билеты.


Какие ещё есть виды рекламы в малых городах?


  • реклама на общественном транспорте. Как внутри салонов, так и на бортах;
  • реклама на городских экранах;
  • реклама на экранах при кассах супермаркетов;
  • распространение флайеров;
  • реклама на городских Интернет-порталах и сайтах.


И так далее. Обо всех рекламных возможностях в каждом городе узнайте у директора или администратора концертной площадки.


А как вы думаете, какая реклама самая эффективная?

Сарафанное радио!

После того, как вы запустите рекламную кампанию, люди начнут обсуждать ваше мероприятие. В малых городах слухи распространяются очень быстро.

Важно, чтобы эти слухи привлекали зрителей в зал, а не отталкивали. Поэтому, тщательно продумывайте и дизайн наружной рекламы, и тексты постов в соцсетях, аудио и видео-рекламу. Если у вас нет такого опыта, лучше обратитесь к профессиональным web-дизайнерам и рекламщикам.


4. Продажи билетов.

Виды продаж билетов на концерты:


  1. Кассы концертной площадки.
  2. С помощью администратора концертной площадки.
  3. Оптовые продажи по предприятиям и организациям.
  4. Городские кассы.
  5. Электронные кассы.


Определите, какое количество билетов для реализации вы отдадите в кассы площадки, в электронные кассы и т.д.


Кассы площадки.

В стационарной кассе площадки, как правило, оставляют наибольшее количество билетов. Поскольку люди в малых городах привыкли приобретать билеты именно там.

Кассиры в ДК обычно знают почти всех жителей города, которые посещают мероприятия.

Это и хорошо, и плохо.

Хорошо, потому что у кассиров с постоянными зрителями сложились доверительные отношения. И если кассир скажет, что концерт будет хороший, то потенциальный зритель ему поверит и купит билет.

Кроме того, у кассиров, как правило, есть контакты многих постоянных зрителей. И кассиры делают смс-рассылки, оповещая их о предстоящем мероприятии.

Для того чтобы это работало на вас, постарайтесь убедить кассира в том, что ваша программа действительно очень интересная. Поговорите с кассиром, расположите его к себе.

А вот если вы будете для кассира неизвестным чужаком, "понаехавшим" в их город, чтобы заработать на бедных жителях, кассир станет для вас плохим помощником.

Расскажите кассиру, как НЕ надо продавать билеты.

Например.

Люди звонят или приходят в кассу и интересуются: «Есть ещё билеты на концерт?» Или: «А как продаются билеты?»

А билеты на самом деле продаются плохо. И кассир так прямо и отвечает: «Плохо. Этого артиста никто не знает. Невозможно сказать, состоится ли концерт».

Такой ответ отпугивает людей. Они не покупают билеты, даже если и хотят пойти на концерт. Из-за этого мероприятие действительно может не состояться.

Заранее объясните кассиру, что так разговаривать с потенциальными покупателями недопустимо. Даже если билеты продаются плохо, у кассира всё-равно остаётся задача продать как можно больше билетов. А значит, надо привлекать, а не отталкивать покупателя. Даже если покупатель – хороший знакомый.


Администратор площадки.

На многих концертных площадках сейчас работают администраторы по коммерческим гастрольным мероприятиям.

Заинтересуйте администратора ДК, чтобы он продавал ваши билеты по организациям города. Обзвонил и посетил городскую администрацию, социальные и образовательные учреждения, предприятия и т.п. Предложите ему до 10% от проданных им билетов.


Предприятия и организации.

Выясните у директора ДК, какие предприятия и организации города могут купить билеты оптом. Кому имеет смысл предложить.

Позвоните руководству или в профком (завком) этих предприятий и организаций. Расскажите о предстоящем мероприятии и предложите выкупить часть билетов для сотрудников.

Чтобы заинтересовать руководство профкома или предприятия, предложите скидку, если они купят билетов больше 10, 20, 30 и т.д. штук. Или предложите за каждые 10 купленных билетов один бесплатный.

Если покупать не захотят, то попросите разрешения разместить бесплатно афиши на досках объявлений и в цехах (отделах) предприятия.


Городские точки продаж.

Если в городе есть театрально-концертные кассы, то обязательно воспользуйтесь ими.


Электронные кассы.

Интернет-платформы по продаже билетов обычно используют при организации концертов в больших городах.

Узнайте у директора ДК, есть ли смысл подключать их к продажам.

Зайдите на сайты основных электронных касс (Kassir.ru, Кассы.ру, Ticketland.ru и др.) и посмотрите, продают ли они билеты в городах, где вы планируете концерты. Если продают, тогда имеет смысл им позвонить и поговорить.

В последнее время концертные площадки стали переходить на онлайн-продажи билетов. Для этого они заключают агентские договора с электронными билетными операторами, действующими в их городе. И все билеты (в том числе, реализующиеся в кассе за наличные) учитываются на одной платформе. Как действовать в этом случае, вам подскажет директор концертной площадки.


5. Что делать, если билеты продаются плохо?

Главное – не паниковать. Важно понимать, что не все концерты окупаются и приносят прибыль. Именно поэтому мы с вами и говорим об организации гастрольного тура, а не одного концерта. То есть, мы возьмём количеством.


В моей практике был случай, когда в гастрольном туре, состоящем из 15 концертов, первый собрал ползала, второй – треть зала, а третий, четвёртый и пятый отменились. Было продано очень мало билетов.

Я тогда выступал с коллективом из пяти человек. И сборы на эти три концерта были настолько малы, что не хватало на гонорары музыкантов. Да и выступать для 30 зрителей в зале на 500-700 мест артистам не очень приятно.

Проще и выгоднее было заплатить музыкантам из своего кармана суточные и оплатить гостиницу.

Зато шестой и седьмой концерты принесли аншлаги. И я окупил свои затраты на отменённые концерты.

Остальные концерты тура, в общей сложности, принесли прибыль.


Случались и чудеса. Например, в одном городе накануне мероприятия было продано около 40 билетов из 400 возможных. Но мы с музыкантами посоветовались и решили отработать концерт. Как будто чувствовали, что всё будет хорошо.

Нам пришлось задержать начало почти на полчаса, потому что перед концертом в кассу выстроилась очередь за билетами. В результате было продано две трети зала.


На гастролях всякое бывает. А значит, при плохих продажах заранее отчаиваться не стоит. А вдруг чудо случится?


Немного огорчу.

Если у вас нет волшебной палочки, то значительно исправить ситуацию с плохими продажами вы сами вряд ли сможете.

Хотя, прекрасно понимаю, что сидеть и ждать чуда - тоже тяжело. Хочется действовать.


Ну, тогда попробуйте следующее.


1. Как правило, в каждом городе есть социальные организации (общество инвалидов, советы ветеранов...), а также социальный отдел в городской Администрации.

Найдите в Интернете или спросите у директора площадки телефоны руководителей этих организаций. Позвоните и предложите либо выкупить у вас оптом билеты с большой скидкой, либо составить списки желающих пойти на концерт по билетам с большой скидкой (как правило - с 50%-ной), чтобы они (желающие) смогли сами приобрести билеты в кассе, предъявив соответствующее удостоверение.

Иногда этот способ помогает окупить мероприятие (или, хотя бы, приблизиться к окупаемости).


2. Ещё один способ увеличить продажи – распространение флайеров со скидкой на билеты. Этот способ можно использовать также и в начале продаж, чтобы создать ажиотаж.

Флайер по своему дизайну должен повторять вашу афишу. Наиболее распространённый размер флайера – А6. На нём должна быть яркая надпись о скидке. Например, «предъявившему флайер в кассе ДК скидка на билет 20%!»

Флайеры можно разложить на стойке вахтёра в ДК, на столах супермаркетов, где покупатели складывают товар в сумки, в магазинах торгового центра, раздавать в людных местах.


3. Запустите в городских социальных сетях акцию: два бесплатных билета за вступление в группу, "лайк" и репост вашего рекламного поста.

Впрочем, это - лишь один из видов дополнительной рекламы, а не способ продаж.


4. Договоритесь с популярной городской группой в соцсетях, чтобы они в день вашего приезда в город сняли и тут же разместили репортаж о вашем приезде. Интервью с вами. Ваш саундчек. Естественно, с призывом прийти на интереснейший концерт.

Это тоже может привлечь в зал какое-то количество зрителей.


Но, как я уже писал выше, вряд ли удастся значительно исправить ситуацию.


Я при плохих продажах делал дополнительно к перечисленному вот что.

Если для того, чтобы провести концерт, вам надо ещё вкладывать средства в его проведение, то есть, вы явно уходите в минус, то уж надо выжать из этого минуса максимум плюсов.

Дня за три до мероприятия переведите все непроданные билеты в статус пригласительных, оставив в кассе, на всякий случай, билетов 40-50 платных. И распространите эти пригласительные по предприятиям и организациям. Попросите директора или администратора площадки посодействовать вам в этом. А заодно попробуйте договориться с директором об отмене аренды или, хотя бы, о значительном снижении платы за аренду зала. Как правило, руководители площадок в таких случаях не отказывают.


Для чего это делается?

Чтобы через год-полтора вы смогли снова приехать в этот город и уже продать билеты на ваш концерт. Ведь люди будут о вас помнить. Конечно, лишь в том случае, если им понравится ваш первый концерт.

К сожалению, эта практика действует только в малых городах. В больших слишком велика конкуренция.


6. Логистика. Райдер.

Все вопросы, касающиеся передвижений в гастрольном туре, времени отъездов и приездов в города, времени начала саундчеков в каждом городе, питания, отелей и т.д. необходимо продумывать заранее.

Чтобы не оказалось, что вам негде ночевать, потому что все номера в единственной гостинице заняты.

Или по приезду на площадку не оказалось, что местный звукорежиссёр не знал о времени начала саундчека и поэтому решил прийти непосредственно к началу концерта.


Когда все договорённости с площадками достигнуты, запущена рекламная кампания, займитесь логистикой тура.


  1. Выберите в Интернете гостиницы в городах, где вы будете ночевать. Если расстояние между городами небольшое, то возможно, имеет смысл остановиться в одном городе с недорогой, но уютной гостиницей. И оттуда выезжать на концерты в соседние города.
  2. Примерно за месяц до концерта забронируйте номера. Попросите подтвердить бронирование на вашу электронную почту, чтобы в день заезда не возникло недоразумений.
  3. Узнайте, есть ли при гостиницах кафе или рестораны. До которого часа они работают. Если кафе закрывается рано, созвонитесь с руководителем и поинтересуйтесь, сможет ли кафе накормить артистов после закрытия. Или обеспечить доставку блюд в номера.
  4. Рассчитайте время выезда из гостиниц так, чтобы вы успели приехать в следующий город, пообедать, отдохнуть перед работой и вовремя приехать на площадку для проведения саундчека и решения административных вопросов.
  5. В разговоре с директором и звукорежиссёром площадки озвучьте время вашего прибытия в день концерта и время начала саундчека. А потом продублируйте договорённости по электронной почте. Даже если эти договорённости уже прописаны в договоре.


Что такое райдер, думаю, известно всем. Технические и бытовые требования артиста к концертной площадке, необходимые для успешного проведения мероприятия.

В техническую часть райдера входят требования к звуковому, световому оборудованию, спецэффектам, сценическому экрану, рабочим размерам сцены, заднику, сценическим механизмам, реквизиту и т.п.

Продумайте заранее, что вам действительно необходимо для проведения концерта. Не пишите лишнего в райдер, не требуйте от площадок малых городов элитного оборудования.

Но и не забывайте о мелочах, без которых вам не обойтись. Например, на сцене может не оказаться необходимого разъёма для подключения синтезатора, или вам будет нужна стойка для гитары, а её не окажется.

Всё, что можете взять с собой для необходимых подключений, а также микрофоны, стойки, шнуры – берите. Пусть лучше вы этим не воспользуетесь ни разу, чем окажется, что в каком-то городе нет технической возможности проводить концерт.


В бытовую часть райдера входят требования к гримёрным комнатам и их наполнению, возможности подъезда к служебному входу, функциям службы безопасности, закулисному пространству, туалетным комнатам и т.п.

Минимальное наполнение гримёрной комнаты, необходимое артисту:


  • зеркала (в том числе в полный рост);
  • стол, стулья;
  • вешалки или шкафы для одежды;
  • утюг и гладильная доска;
  • электрический чайник или кулер с горячей водой;
  • посуда для чая и кофе;
  • питьевая вода.


Вы, конечно, можете попросить и большего. Но не забывайте, что ваше мероприятие – это ваша инициатива, а не концертной площадки.

Зачастую площадки проявляют гостеприимство и предоставляют в гримёрные комнаты чай, кофе, бутерброды и т.п.

Предоставляйте площадке райдер заранее. Посвятите этому вопросу отдельный разговор с директором и техническим персоналом. Поговорите по поводу каждого пункта райдера, чтобы в день мероприятия не приходилось тратить время и нервы на выяснения отношений с площадкой.



7. День проведения концерта. Действия организатора.

Распланируйте ваше время так, чтобы приехать на площадку заранее. Часа за три до начала концерта.

Если вы приехали не с симфоническим оркестром и не привезли с собой сложную аппаратуру, то этого времени хватит, чтобы решить административные вопросы, провести саундчек, подготовиться к концерту.


Сначала надо пообщаться с руководством площадки, администратором и кассиром.


Вы с директором подписали документы дистанционно или вообще не подписали? Теперь надо подписать оригиналы.

А заодно поговорить по поводу работы билетных контролёров. Решить вопросы райдера, если какие-либо требования не выполнены. Выяснить готовность технических служб. Обсудить вопросы, касающиеся взаиморасчётов.

Что касается последнего, то, скорее всего, вы уже заранее решили с директором, кто, когда, кому и за что платит. Но поговорить ещё раз, лично, необходимо перед мероприятием. Чтобы потом не было «сюрпризов».

Спросите у директора, какие расходы вас ожидают сегодня на площадке. Чтобы спокойно, ни о чём не волнуясь, провести ваше мероприятие.


После разговора с директором, подойдите к кассиру. И пригласите в кассу администратора площадки, если он тоже продавал ваши билеты. Ведь все деньги и билеты учитываются у кассира.

Запишите на листок, сколько билетов реализовано на данный час. И сколько билетов продал администратор по организациям и предприятиям.

Чаще всего, 5-15% от общей суммы фактических продаж продаётся дополнительно перед началом концерта.

То есть, вы уже будете представлять свой доход с этого концерта.

Сообщите кассиру, что вы будете работать на сцене, поэтому все расчеты сможете произвести только после окончания мероприятия. Если кассир не имеет возможности дождаться окончания концерта, попросите её передать все записи по кассе, деньги, корешки проданных билетов и непроданные билеты директору или администратору.


Теперь можно проводить саундчек и готовиться к концерту.


После концерта, при расчёте с кассиром, пересчитайте непроданные билеты. Далее пересчитайте корешки проданных. Полученное количество должно совпасть с количеством переданных на реализацию билетов. Проверьте по корешкам, на какую сумму проданы билеты. Конечно же, пересчитайте деньги.

Подпишите акт выполненных работ по договору. Это важно.

Если у вас подписан договор с условием безналичного расчёта, поинтересуйтесь у директора, какого числа вам будут переведены деньги.


8. РАО, ВОИС и УФАС.

РАО и ВОИС – общественные организации, которые аккредитованы для коллективного управления интеллектуальными правами.


РАО расшифровывается как Российское Авторское Общество. Оно представляет и защищает права авторов произведений.

РАО имеет право взимать с организаторов мероприятий в пользу авторов произведений, прозвучавших в программе концерта, вознаграждения. В том числе вознаграждения даже в пользу тех авторов, у которых не заключён договор с РАО.


ВОИС – это Всероссийская Организация Интеллектуальной Собственности. ВОИС представляет интересы обладателей смежных прав. То есть, правообладателей фонограмм и исполнителей.


Вам, как организатору мероприятий, рано или поздно придётся общаться с РАО. Реже - с ВОИС. И платить вознаграждение авторам. Ставка составляет 5% от суммы кассового вала.


Обычно инспектор РАО сам узнаёт о планируемых в городе концертах, звонит или пишет и предупреждает о необходимости заключения лицензионного договора.

В этом случае, он заранее высылает мне договор по электронной почте. Я распечатываю его, подписываю, сканирую и отсылаю обратно. А подписанными оригиналами мы обмениваемся по Почте России.

После окончания каждого концерта, в течение срока, указанного в договоре, я заполняю рапортичку по форме РАО, отправляю её по почте инспектору и оплачиваю необходимую сумму по реквизитам, указанным в договоре.

Но инспектор может и не позвонить. И вообще никак не проявиться. В этом случае, вам надо связаться с РАО самостоятельно. Зайдите на сайт РАО и найдите в контактах инспектора по региону, в котором планируете мероприятие. Он всё объяснит.

В малых городах, чаще всего, концерты проходят без контактов с РАО. Но решать, конечно, вам.


УФАС – Управление Федеральной Антимонопольной Службы.

Скорее всего, вам не придётся с ним сталкиваться. И хорошо! Потому что это значит, что вы не нарушили закон о рекламе при подготовке мероприятия. И ваши коммерческие интересы не пересеклись с интересами третьих лиц.

Будьте внимательны при разработке дизайна рекламы концертов. Если при проведении рекламной кампании вы используете где-либо название или изображение, которое является зарегистрированным товарным знаком, это может обернуться штрафом от УФАС.

Конечно, только в том случае, если об этом узнает правообладатель. Но рисковать всё-равно не стоит.

Допустим, вы решили привлечь зрителей громким именем. И размещаете в рекламе информацию о том, что в концерте прозвучат песни из репертуара популярной группы «Название группы». Причём, само название выделяете крупным шрифтом для привлечения зрителей. Это будет нарушением закона о рекламе.

Если вы используете в репертуаре известные произведения и перечисляете их в рекламе, поинтересуйтесь в Интернете, не являются ли их названия зарегистрированными товарными знаками.

Штрафы в УФАС не маленькие. Поэтому, отнеситесь к рекламе серьёзно.


9. Гастроли закончились. Что дальше?

Вам наверняка захочется организовать новый гастрольный тур.

Что же мешает? Вперед! Можно уже возвращаться к началу статьи, перечитать заново и начать готовить следующий тур.


Но кассовые гастрольные туры целесообразно проводить только в определённое время. С начала октября до середины декабря и с февраля по апрель включительно. В остальное время зрителей очень трудно собрать в залы.


Что же делать в «не кассовое» время?

Конечно же, выступать!

Когда вернётесь из гастрольного тура, отдохнёте, самое время поднять записи по концертам только что прошедшего тура и позвонить директорам площадок.

Во-первых, для того, чтобы поблагодарить за тёплый приём. Во-вторых, чтобы оставить хороший отзыв о городе, зрителях. А в-третьих, чтобы поговорить о вашем выступлении в городе в честь какого-то предстоящего праздника.

Успешным бизнесом считается тот, в котором клиенты приходят покупать повторно. Становятся постоянными клиентами.

Ваш концерт понравился публике. А значит, вас наверняка пригласят выступить, например, на Дне города, или на новогоднем корпоративе, или на каком-либо профессиональном празднике.

Предложите также директору выступления ваших знакомых артистов. На этом тоже можно заработать.


Найдите в Интернете контакты комитетов, управлений, отделов культуры в городах различных регионов. Отправьте их руководителям письма с предложением вашего выступления на городских мероприятиях. А потом обязательно позвоните и расскажите ещё раз о вашем предложении.

Эта работа не займёт много времени. На творчество время тоже хватит.

Зато вы будете востребованы! Возможно, не сразу. Но вода камень точит.


10. Основные ошибки организатора концертов.

Признаюсь честно. Не всегда мой опыт организатора был успешным. Но я считаю, что учиться на своих ошибках совсем не плохо.

А на чужих ещё лучше. Поэтому, учитесь на моих.


Излишняя самоуверенность.

Когда организатор точно знает, что в конкретном городе всегда очень плохая посещаемость мероприятий. Или что город «закормлен звёздами». Или что в городе закрылось градообразующее предприятие, поэтому большинство жителей живут бедно и грустно.

Но он всё-равно настойчиво пытается организовать в этом городе концерт. Ему кажется, что на его артиста точно пойдут! Он же лучший! А какие песни красивые поёт!

Увы! Скорее всего, не пойдут.

И дело не в артисте. На другого артиста тоже не пойдут.

При первом разговоре с директором площадки спросите о посещаемости мероприятий в этом городе. Поговорите с кассиром и администратором. Ознакомьтесь с городскими новостями в Интернете.

И сделайте вывод. Вы уверены, что есть предпосылки успешного проведения концерта?

Если не уверены, пропустите этот город. Не делайте там концерт.


Надежда на авось.

Организатор просчитал все предстоящие затраты на подготовку тура. Всей необходимой суммы в наличии нет. И негде взять. Есть только на первые два-три концерта.

Но он горит желанием сделать 10 концертов, не смотря ни на что! Рвётся в бой!

И договаривается с десятью площадками, надеясь при этом, что деньги в нужное время появятся.

Деньги не появились. Пора запускать рекламные кампании в городах.

Сумма, которая есть в наличии и которой хватит только на две полноценные рекламные кампании, делится на 10 городов.

Делаются слабые, непродуманные рекламные кампании. А что тут продумывать? Денег-то всё-равно нет. Организатор надеется, что хватит и афиш, расклеенных кое-где и кое-как. Люди, мол, и так узнАют о концерте. Авось, прокатит…

В результате везде будут плохие продажи.

И, как следствие, организатор уходит в минус по результатам тура.

Рассчитывайте ваши возможности. Сделайте для начала два-три концерта. Но качественно. В следующий раз сделаете уже десять.


Небрежное отношение к организации продаж.

Организатор сдал билеты в кассу ДК на реализацию. И этим ограничился. Может быть, из-за нехватки времени. Может быть, из-за лени. А может, решил, что в этом городе достаточно одной точки продаж.

Люди, которые могли бы пойти на концерт, могут жить на другом конце города. Быть занятыми. Им не удобно добираться до ДК. И много других причин, по которым они не купят билеты.

Вот если люди УЖЕ купили билеты, тогда не важно, как далеко они живут от ДК. Они всё-равно придут на концерт. Найдут способ добраться до ДК. Значит, надо продать им билеты.

Не поленитесь задействовать все возможные виды продаж, которые описаны в части «Продажи билетов» этой инструкции.


Высокие или низкие цены на билеты.

Иногда организаторы идут на поводу у руководства или кассира ДК, которые убеждают сделать низкие цены на билеты, объясняя это тем, что вашего артиста не знают или не помнят, и поэтому будут плохие продажи.

В этом случае надо понимать, что слишком низкие цены могут отпугнуть покупателей. Они просто подумают, что раз дёшево, значит не качественно.

И наоборот. Если организатор завысит цены на билеты, а у покупателей будет, с чем сравнивать (например, с ценами на концерт другого артиста, который намечен после вашего), или средний уровень жизни в регионе окажется низким, то продажи будут плохие.

Разговаривайте, советуйтесь с кассирами и администраторами на местах. Ищите золотую середину.


Опускание цен при низких продажах.

Организатор сделал вывод, что продажи плохие. А до концерта осталось 5-7 дней. Паника. Что делать?

Первое, что приходит в голову, понизить цены на билеты. Или того хуже, продавать два билета по цене одного.

Этот способ приемлем только за день до концерта или в день мероприятия, когда артист уже в городе, а билетов продано мало. Вот тогда, чтобы попытаться спасти положение, можно прибегнуть к такой акции.

Если запаниковать и опустить цены раньше, это отпугнёт большинство тех, кто уже купил билеты. И они пойдут их сдавать в кассы. Или обменивать на билеты по акции "два по цене одного".

А новые покупатели не придут, потому что подумают, что концерт вряд ли состоится. Или что программа неинтересная, раз опускают цены.


Договорённости на словах.

Организатор концерта и директор площадки договорились провести мероприятие, не заключая предварительно договор. Все договорённости о подготовке и проведении концерта были достигнуты за месяц до концерта и не дублировались ближе к концерту. Райдер на площадку вы не послали.

В день концерта выяснится, что та часть подготовки, которой должна была заниматься площадка, не выполнена. Афиши не расклеены. Баннер «только что сняли». Гримёрки не подготовлены. Звукорежиссёр вчера ушёл в отпуск. Сценический свет не работает, потому что сгорел пульт.

Редко, но такое может быть.

Если даже вы с директором вообще решили не заключать официального договора, всё-равно проговорите с ним все требования вашего райдера и отправьте его директору на электронную почту примерно за 7-10 дней до концерта.


Друзья, я перечислил те виды «граблей», на которые наступал сам. Как сказал поэт, «опыт – сын ошибок трудных…».

У вас будет свой опыт. И возможно, свои ошибки.

Но я, хотя бы, спокоен, что мои вы уже точно не повторите.


11. Краткая пошаговая инструкция по организации гастрольного тура.

Надеюсь, вы получили из моих скромных повествований какие-то теоретические познания. А навыки обязательно придут.

Главное – начать действовать!


Чтобы вам было проще, я составил для вас краткую пошаговую инструкцию.

Следуйте ей. А если возникнут вопросы или сложности, перечитайте соответствующие посты. Или пишите мне, советуйтесь.


Краткая пошаговая инструкция по организации тура.

1. Регистрируем статус самозанятого, или ИП, или юридическое лицо.

2. Составляем предварительный маршрут тура.

3. Готовим финансово-экономическое обоснование. Считаем предстоящие расходы. И возможные доходы.

4. Звоним директорам концертных площадок. Договариваемся о датах концертов. Обсуждаем:

  • предстоящие расходы на площадке;
  • способы расчётов;
  • технические возможности;
  • виды рекламы;
  • продажи;
  • условия подписания договора.

5. Подписываем договор с площадкой.

6. Заказываем в типографии афиши, баннеры, растяжки, билеты.

7. Отправляем их на площадки.

8. Запускаем рекламную кампанию за 2 месяца до концертов (для малых городов).

9. Одновременно с рекламной кампанией запускаем продажи билетов:

  • касса площадки;
  • электронные кассы;
  • городские точки продаж;
  • работа администратора площадки.

10. Звоним в предприятия и организации городов. Предлагаем билеты оптом.

11. Составляем окончательный маршрут тура. Продумываем логистику.

12. Бронируем гостиницы.

13. Отправляем на площадку райдер. Обсуждаем его условия с директором и техническим персоналом.

14. Контролируем продажи.

15. Готовим необходимые документы для концертных площадок.

16. Приезжая на концертную площадку, подписываем документы с директором. Уточняем предстоящие расходы. Рассчитываемся с кассиром.


Вроде бы, ничего не забыл.


12. Как привлечь зрителей на концерт неизвестного артиста?

Я публикую эту часть для артистов, не известных широкой аудитории. А также для начинающих организаторов концертов.

В своей практике я испробовал 5 способов привлечь зрителей на концерт малоизвестных или совсем неизвестных артистов.

И убедился, что все эти способы рабочие. Особенно - пятый.


Способ 1.

Если вы исполняете песни не знакомые широкой аудитории, то возьмите в репертуар 3-5 популярных хитов, соответствующих вашему жанру.

Самое главное, впишите их названия в афишу так, чтобы они были хорошо видны.

И назовите свой концерт названием одного из таких хитов.

Только предварительно убедитесь, чтобы это название не принадлежало какому-нибудь третьему лицу. Не являлось зарегистрированным товарным знаком.


Способ 2.

Сделайте сборную концертную программу из трёх артистов. Наверняка вы общаетесь со многими артистами, которые также не известны широкой публике. Пригласите их в свою программу.

На сборные концерты зрители покупают билеты активнее.


Способ 3.

Пригласите с собой на гастроли известного артиста (конечно же, не из первого эшелона шоу-бизнеса), работающего в вашем жанре.

В этом случае, известное имя будет на первом месте в вашей рекламной кампании. Ведь именно на этого артиста люди будут покупать билеты. Но и себя не забудьте указать в афише.

Вы будете открывать концерт, а популярный артист будет его закрывать.

В таком концерте вы не будете являться лидером. Но зато приобретёте необходимый опыт. Заявите о себе. Познакомите зрителей со своим творчеством. И заработаете.


Способ 4.

Удачное название концертной программы.

Подумайте, для какого зрителя вы выходите на сцену? Кто ваша целевая аудитория?

В зависимости от категории вашего зрителя придумайте яркое название для своей программы.

Например, если вы исполняете лирические песни о любви в стиле эстрады 60-х, 70-х, то ваша целевая аудитория – женщины 55+. Значит, надо придумать такое название концерта, которое западёт в сердца этих женщин. Как я писал выше, использовать, например, название хита.

Не забудьте ярко написать название в наружной рекламе.


Способ 5.

Этот способ, пожалуй, даст положительный результат не на 40-50 процентов, как предыдущие, а на все 99!

Он не дешёвый. И окупится не сразу.

Это - предварительная информационно-рекламная подготовка регионов будущих гастролей.

Она проводится минимум за полгода до предстоящего турне. А лучше - за год.

Суть этого способа в том, чтобы познакомить жителей городов с артистом и его творчеством прежде, чем предлагать им купить билеты на его концерт.

Почитайте подробнее здесь.


Я разработал эффективную схему инфо-подготовки регионов к гастрольным турне. Фактически, это - «точечное» продюсирование артистов.

Если вы решите серьёзно подойти к вопросу своего продвижения, обращайтесь ко мне. Я или помогу советами, подскажу, поделюсь опытом, или займусь вашим продвижением сам, если мы договоримся.


Коллеги!

Надеюсь, информация была вам полезна.

В этой статье я раскрыл далеко не все секреты организации гастролей.

И это понятно. Ведь чтобы полностью охватить эту необъятную тему, надо уже открывать курсы.

Здесь же я просто кратко поделился с вами своим опытом организатора.

Уверен, что все тонкости этой ответственной и крайне интересной работы вы узнаете и сами, когда будете вплотную заниматься организацией своих гастрольных туров.


Я желаю вам вдохновения, успеха и аншлагов!

Вячеслав Королев.


Хотите, чтобы я помог вам организовать гастрольный тур?


Заходите сюда: